15.10.2015 года состоялся первый семинар для предпринимателей на тему:
«Документы, регулирующие трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем и работником».
Одним из важных документов в регулировании трудовых отношений является Трудовой кодекс Российской Федерации. В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст. ст. 68, 84.1, 193 и др.). Для издания приказов работодателю - индивидуальному предпринимателю следует пользоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате". В указанном постановлении предприниматель найдет формы приказов:
- о приеме на работу (N N Т-1, Т-1а);
- о переводе на другую работу (N N Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (N N Т-6, Т-6а);
- о направлении в командировку (N N Т-9, Т-9а);
- о поощрении (N N Т-11, Т-11а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (N N Т-8, Т-8а).
Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку. На основании Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" индивидуальный предприниматель обрабатывает персональные данные своих сотрудников.
Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп:
Локальные нормативные акты:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ);
- коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);
- положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);
- положение об оплате труда;
- некоторые другие положения (например, о структурных подразделениях);
- должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);
- положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). С данными документами перед заключением трудового договора индивидуальный предприниматель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это. Рекомендуем к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.
Организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы:
- журнал учета трудовых договоров;
- журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная - рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал);
Все журналы нужно прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписью предпринимателя.
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником по унифицированной форме Т13, Т14);
- штатное расписание;
- график отпусков (утверждается ежегодно до 15 декабря);
- график сменности (при наличии у ИП сменного режима работы).
Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений.
К ним относятся:
- трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 - 84.1 ТК РФ);
- приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.);
- личная карточка (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании);
- трудовая книжка -ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
- иные документы (заявления, объяснительные, акты и др.)